Handleiding — Certificatie

Snel starten met je dossier

Laatste update: 15/08/2026

Je eerste zitting hoeft niet lang te duren. In ongeveer een uur heb je een profiel, een eerste beeld van waar je staat, en één thema afgewerkt. Het dossier zelf loopt over weken, niet over één avond.

Waar je het vindt

1. Open Certificatie in het menu.
2. Kies bovenaan het logies waarvoor je een label wil.
3. Je komt op het dashboard van dat logies.

Staat je traject nog niet open, dan zie je in plaats van het dashboard een uitleg met de knop Vraag begeleiding aan. Zie Toegang tot het traject.

De eerste zitting

Waar je aan begint

Begin niet bij Energie & CO₂. Dat is het grootste thema (21 criteria) en het meest technische. Algemeen beheer en Gasten & communicatie zijn samen negen criteria, grotendeels beleid en informatie, en daar staan de meeste tekstvoorstellen klaar.

Wat je in de eerste zitting niet moet doen

• Niet alles op ja zetten om vooruit te gaan. Nee is een volwaardig antwoord, en een fout ja komt bij de controle ter plaatse boven.
• Nog geen indienpakket genereren. Dat is de laatste stap; het formulier bouwt op je antwoorden.
• Niet wachten tot je alles hebt. Een half ingevuld dossier is nuttig: het dashboard laat zien wat nog moet.

Toegang tot het traject

Laatste update: 15/08/2026

De certificatiemodule werkt op uitnodiging. Een beheerder zet het label per logies open. Dat is een bewuste keuze: een labeltraject is werk met begeleiding, en een dossier dat halverwege stilvalt helpt niemand.

Wat je ziet zonder open traject

Je ziet de module wel, maar zonder criteria, zonder score en zonder aantallen. In de plaats komt een uitleg over het label en twee knoppen: Vraag begeleiding aan en een verwijzing naar de keuzehulp als je nog niet zeker bent dat dit label bij je past.

Dat is opzet. Zolang het traject niet open is, zou een score je een verkeerd beeld geven: de profielcheck is niet gebeurd, je documenten zijn niet gelezen, en niemand heeft met je afgesproken welk jaar je aanpakt.

Begeleiding aanvragen

Klik op Vraag begeleiding aan. Er gebeurt dan drie dingen: je aanvraag wordt bewaard, er gaat een bericht naar ons, en de aanvraag komt in de historiek van je logies. Je kan ze ook weer intrekken met Aanvraag intrekken.

Wat er daarna gebeurt, hangt van het gesprek af, niet van de software. Een aanvraag is geen automatische toekenning.

Wat er opengaat

Zodra een beheerder het label inschakelt, verschijnt het volledige dashboard: de profielcheck, de zeven themakaarten, de puntenstand, de prijsindicatie en het indienpakket. De criteria zelf komen uit de gedeelde catalogus, dus je begint niet bij nul: alles wat de module uit je voetafdruk en je documenten kan halen, staat er al.

Labels die je al hebt

Heb je al een label in bezit, dan hoort dat in je kerngegevens onder Reeds behaalde labels, met het startjaar. De module leidt daaruit af of je aanvraag een eerste aanvraag of een hernieuwing is, en stelt die vraag dus niet nog eens in de wizard. Op het dashboard staat dat als Eerste aanvraag — nog geen EU Ecolabel in bezit of Hernieuwing — EU Ecolabel al in bezit.

De profielcheck

Laatste update: 15/08/2026

Van de 67 criteria zijn er een pak die op jouw logies niet van toepassing zijn. Geen personeel betekent geen personeelsopleiding, geen zwembad betekent geen zwembadcriteria. De profielcheck vraagt dat één keer, in plaats van je door tientallen vragen te laten scrollen die je met “niet van toepassing” moet afsluiten.

Waar je het vindt

1. Open Certificatie en kies je logies.
2. Bovenaan het dashboard staat de kaart Profiel-check.
3. Klik op Start of Vertel ons kort iets over je logies.

De zeven vragen

Sommige dingen leidt de module zelf af en vraagt ze niet. Een B&B serveert ontbijt volgens het Logiesdecreet, dus die staat al aangevinkt. Heb je minder dan vijftien kamers, dan slaan we de criteria 23 en 24 over: EMAS en ISO 14001 zijn praktisch enkel haalbaar voor grotere organisaties.

Wat de check niet doet

Verplichte criteria blijven altijd staan. Alleen optionele criteria worden overgeslagen. Heb je geen personeel, dan verdwijnt het verplichte criterium daarover niet — je beantwoordt het, desnoods met “geen personeel” als toelichting. Dat is precies wat een controleur wil zien: een antwoord, niet een gat.

Afwezigheid is nooit zeker. Dat je in je meetdata geen gas hebt staan, betekent niet dat je geen gas gebruikt. Daarom vragen we het in plaats van het te concluderen.

Herzien

De check is één bevestigingsmoment, geen slot. Verandert er iets — je neemt personeel aan, je legt een zwembad — dan pas je de check aan en komen die criteria terug. In de wizard staat bij een overgeslagen criterium een melding met de reden en een knop om ze toch te tonen, zodat je nooit vastzit aan een antwoord dat de module voor je bedacht heeft.

Het dashboard

Laatste update: 15/08/2026

Het dashboard beantwoordt één vraag: hoe ver ben ik, en wat is de eerstvolgende zinvolle stap? Het rekent niets uit dat je zelf niet kan nazien.

De vier kwadranten

Verplichte criteria. Hoeveel van de 22 verplichte criteria zijn afgewerkt, en hoeveel daarvan zijn ook in orde. Dit is een poort: één verplicht criterium dat niet in orde is, houdt je hele aanvraag tegen. Vandaar de rode balk.

Optionele criteria. Hoeveel punten je verzameld hebt van de 45 optionele criteria, tegenover de drempel van 32 punten. Onder de balk staat waar die drempel ligt.

Vermoedelijke prijs. Een indicatie op basis van je bedrijfsgrootte, met de aanname eronder. Je kan zelf wisselen tussen micro, KMO en groot om het verschil te zien. Het is geen offerte.

Proces. De vijf stappen van dossier tot logo, met de Belgische bevoegde instantie erbij: de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, via ecolabel.be. Stap drie is een beoordeling met een controle ter plaatse.

De kaarten eronder

Bovenaan staat een strip met wat er klaar om over te nemen ligt uit je voetafdruk: energieverbruik, CO₂-voetafdruk, aandeel hernieuwbaar en waterverbruik. Heb je nog geen gepubliceerd jaar, dan staat daar dat je die eerst best start.

De themakaarten

Zeven kaarten, één per thema, in de volgorde waarin ze doorgaans het meeste opleveren: Energie & CO₂, Water & afvalwater, Afval, Aankoop & verbruik, Leefomgeving & buiten, Gasten & communicatie, Algemeen beheer. Per kaart zie je hoeveel criteria afgewerkt zijn, hoeveel er in orde zijn, en hoeveel punten je er behaalde van wat er te halen valt. De hele kaart is klikbaar.

De kleurcodes op de kaarten zeggen wat voor werk het is: Quick win, Doenbaar, Investering, Overslaan en NVT. Dat is een inschatting om je te helpen kiezen waar je begint, geen oordeel over het criterium.

De wizard: criteria beantwoorden

Laatste update: 15/08/2026

De wizard is waar het werk gebeurt. Je opent een thema en werkt de criteria af, elk met één of meer verklaringen eronder. In totaal zijn er 67 criteria met 142 verklaringen; die verklaringen zijn wat er letterlijk op het officiële verificatieformulier staat.

Waar je het vindt

1. Klik op het dashboard op een themakaart.
2. Het eerste criterium dat nog niet afgewerkt is, staat open.
3. Onderaan ga je met Klaar — terug naar overzicht weer naar het dashboard.

Hoe je antwoordt

Elke verklaring heeft echte antwoordknoppen, geen vrij tekstveld waar je maar iets in moet verzinnen.

Onder elke verklaring staat een commentaarveld voor een toelichting of een verwijzing. De originele Engelse tekst uit het besluit kan je uitklappen, samen met wat een controleur wil zien.

Automatisch ingevuld

Sommige verklaringen staan meteen op In orde — automatisch, met de bron erbij: je gepubliceerde voetafdruk, of je EMAS/ISO-registratie. Je kan dat altijd zelf overnemen met Aanpassen. Twee dingen om te weten: automatisch werkt alleen met een gepubliceerd jaar, en waar een document verplicht is, staat een verklaring niet als in orde zolang dat bewijs er niet is.

Bij enkele verklaringen krijg je een hint uit een externe bron: je waterhardheid volgens de VMM op basis van je gemeente, een groenestroomcheck bij de VREG op basis van je EAN, of een link naar het groenblauwpeil van je adres. Die hints vullen niets in, ze helpen je het juiste antwoord te vinden.

Tekstvoorstellen

Voor zestien verklaringen zetten we een tekst klaar — een onderhoudsprogramma, een handdoekenbeleid, een temperatuurbeleid, gasteninformatie over waterhardheid. Die tekst is opgebouwd uit je eigen gegevens, dus er staat geen algemeenheid in waar een cijfer kan staan. Je leest ze na, past aan wat niet klopt, en klikt Bevestig als antwoord. Daarmee is het antwoord ingevuld én is de tekst zelf het bewijs. Later kan je ze nog aanpassen of opnieuw genereren.

Poortvragen

Enkele vragen bepalen of de rest nog zin heeft. Antwoord je dat je geen buitenverwarming hebt, dan verdwijnen de vervolgvragen daarover. Dat werkt in beide richtingen: verander je van antwoord, dan komen ze terug.

Per werkjaar

Je antwoorden horen bij een werkjaar. Dat betekent dat een hernieuwing volgend jaar niet begint met een leeg dossier, en dat je vorige aanvraag blijft staan zoals je ze indiende.

Bewijs en documenten

Laatste update: 15/08/2026

Een verklaring zonder bewijs komt je door geen enkele audit. Bij een groot deel van de 142 verklaringen wil de instantie een document zien: een attest, een contract, een factuur, een beleidstekst of een foto. De module houdt bij welk document waarvoor dient.

Bewijs koppelen

Bij elke verklaring staat een paperclip met het aantal gekoppelde documenten. Die opent een paneel met drie mogelijkheden: een bestaand document uit je logies kiezen, een link registreren, of een bestand uploaden. Loskoppelen doe je met het kruisje; het document zelf blijft dan bestaan.

Eén document kan aan meerdere verklaringen hangen. Je onderhoudscontract dient vaak voor drie of vier criteria, en je hoeft het dus maar één keer op te laden.

Wat de module met je documenten doet

Elk document dat je oplaadt wordt gelezen en krijgt een korte samenvatting: wat voor document het is, van wanneer het dateert, en wat er per thema in staat. Die samenvatting voedt ook je duurzaamheidsrapport.

Daarnaast krijgt het document tags uit een vaste lijst — factuur, contract, attest, beleid, logboek, website. Die tags bepalen tegen welke criteria we het document afzetten. Kloppen de tags niet, dan pas je ze aan; de analyse loopt dan opnieuw met de juiste focus.

AI-suggesties bevestigen

Vindt de analyse iets, dan staat bij de verklaring: mogelijk bewijs in je documenten, met de naam van het document, een zekerheidspercentage en het letterlijke fragment uit de tekst waarop het gebaseerd is. Dat fragment wordt door de server gecontroleerd: staat het niet echt in het document, dan verdwijnt de suggestie. Zo voorkomen we dat de AI iets verzint dat er goed uitziet.

Je bevestigt met Bevestig als bewijs, of je wijst af met Niet dit bewijs. Alleen een bevestigde suggestie wordt echt bewijs. Bevestigen en afwijzen worden gelogd, zodat de suggesties beter kunnen worden.

Scans

Een gescande PDF bevat geen tekst, alleen beeld. Zulke documenten laten we automatisch uitlezen tot dertig pagina’s. Dat is niet gratis, in geld noch in energie, dus grotere scans start je zelf. Na het uitlezen loopt de gewone analyse eroverheen.

Geldigheid en versies

Bij een document kan je een geldig tot-datum zetten. Voor een EPC vullen we dat zelf voor op tien jaar. Vervangt een nieuwer document een oud, gebruik dan de knop nieuwe versie: de koppelingen naar de criteria blijven staan en de oude versie blijft in de historiek. Verwijder je een document dat criteria staaft, dan waarschuwt de module welke dat zijn.

Werkbladen en checklists

Laatste update: 15/08/2026

Enkele criteria vragen een percentage: minstens 40 procent van je lichtbronnen energiezuinig, minstens 90 procent van je toestellen in de juiste energieklasse, minstens 80 procent van je schoonmaakmiddelen met een ecolabel. Zo’n percentage kan je niet uit het hoofd geven. Daarom zit er bij die criteria een werkblad dat de rekensom voor je maakt.

Hoe een werkblad werkt

Je vult in wat je hebt, het werkblad rekent live het percentage uit en zegt of je de drempel haalt. Daarna klik je op Klaar en gebeuren er drie dingen: de bijhorende verklaringen worden beantwoord — ook met nee als je onder de drempel zit — en je telling wordt als tekstdocument bewaard en aan die verklaringen gekoppeld als bewijs. Tussentijds bewaren kan altijd.

Dat laatste is het punt van een werkblad: niet alleen het antwoord, maar ook de onderbouwing waarmee je het kan verdedigen.

De zeven werkbladen

Een categorie die je niet hebt, telt niet mee in de noemer. Achttien identieke kamers vul je als één rij met een aantal in, niet als achttien rijen.

Een ruimte met veel lampen

Bij het verlichtingswerkblad hoort een detail dat makkelijk misloopt. Criterium 8.3 gaat niet over al je lampen, maar over de ruimtes die meer dan vijf uur per dag branden. Heb je geen enkele zo’n ruimte, dan is dat criterium zonder voorwerp en staat het als voldaan. Vink dat vinkje dus alleen aan waar het echt zo is.

Verplicht, optioneel en de drempel

Laatste update: 15/08/2026

Het EU Ecolabel werkt met twee soorten criteria. De 22 verplichte criteria moet je alle 22 halen. De 45 optionele criteria leveren punten op, en je hebt er minstens 32 nodig. Beide moeten kloppen: 40 punten met één ontbrekend verplicht criterium levert geen label op.

De verplichte criteria zijn een poort

Er is geen compensatie mogelijk. Daarom staat het aantal verplichte criteria dat nog niet in orde is in het rood op je dashboard, en niet als percentage: een percentage suggereert dat je er bijna bent, en dat is bij een poort misleidend.

Punten bij de optionele criteria

Elk optioneel criterium heeft een plafond. Sommige criteria kennen trappen: haal je 50 procent van je toestellen in de juiste klasse, dan is dat een halve punt; haal je 90 procent, dan is het een volle. Bij een criterium met alternatieve wegen telt de hoogste, niet de som. Punten die je nog kan halen staan per themakaart als resterend.

Drie criteria hebben een poortvraag die het hele criterium op nul zet als je nee antwoordt. Bij 61.2 bijvoorbeeld: werk je je sociale politiek niet jaarlijks bij, dan vervallen ook de punten die je met 61.1 verzamelde. Hetzelfde geldt bij 38.1 en 59.1. Dat is geen strafmaat van ons, het staat zo in de formules van het officiële verificatieformulier.

Afgewerkt is niet hetzelfde als in orde

Dit is de belangrijkste telling om te begrijpen.

Een dossier kan dus 100 procent afgewerkt zijn en toch niet klaar om in te dienen. Dat lijkt tegenstrijdig, maar het alternatief is erger: als “afgewerkt” hetzelfde zou betekenen als “in orde”, dan zou je alleen vooruitgang boeken door ja te antwoorden. Precies dat wil je niet in een dossier dat een auditeur komt nakijken.

Verbeterpunten

Op het dashboard staat een kaart met alle criteria die afgewerkt zijn maar niet gehaald: rood voor verplicht, amber voor optioneel, met een knop naar het criterium. Dat is je werklijst. Bij een optioneel criterium staat erbij hoeveel punten je er nog kan halen, zodat je kan kiezen tussen drie kleine en één grote.

Het indienpakket

Laatste update: 15/08/2026

Het indienpakket is de laatste stap: één zip met het officiële verificatieformulier en al je bewijsstukken, klaar om bij de bevoegde instantie in te dienen.

Waar je het vindt

1. Ga naar het dashboard van je logies.
2. Onderaan staat de kaart Indienpakket.
3. Vul eerst de aanvraaggegevens in, dan Genereer indienpakket (zip).

Wat erin zit

Het officiële verificatieformulier. Wij gebruiken exact het formulier van het JRC, niet onze eigen versie ervan. De module vult alleen de antwoordcellen in; alle formules, keuzelijsten en opmaak blijven onaangeroerd, zodat de instantie het bestand herkent en de compliance-check erin gewoon werkt. Open je het in Excel, dan herrekent het zichzelf.

De bewijsstukken. Alle documenten die je aan verklaringen gekoppeld hebt, genummerd, met een MANIFEST.txt dat zegt welk nummer bij welke verklaring hoort. Bevestigde sjabloonteksten worden hier pas echte tekstbestanden.

Consumptietabellen. Het blad met verbruikscijfers wordt gevuld uit je meetdata: elektriciteit, gastnachten, eigen zon- of windenergie, totaal kWh, water en oppervlakte zonder je privédeel. De kengetallen daaronder rekent het blad zelf uit.

De aanvraaggegevens

Een blok velden dat rechtstreeks in het aanvraagformulier belandt: bedrijfsnaam, wettelijke vertegenwoordiger, contact, categorie onderneming (micro, KMO, nationale of internationale keten), aantal vestigingen bij een keten, omzetschatting, en of je korting aanvraagt op basis van een EMAS- of ISO-certificering. Plaats en datum van ondertekening vullen we zelf aan.

De manifestcheck

Voor het genereren kijkt de module na wat er ontbreekt: onbeantwoorde verklaringen en verklaringen met documentplicht zonder bewijs. Dat is een waarschuwing, geen blokkade. Je kan altijd genereren. De reden is eenvoudig: soms lever je een stuk apart aan, of heb je met de instantie iets afgesproken. Wij gaan niet beslissen dat jouw dossier niet ingediend mag worden.

Wat je zelf nog doet

Stempel en handtekening. Die kunnen wij niet zetten, en die staan in de lijst van dingen die je met de hand aanvult. Daarna dien je in bij de FOD Volksgezondheid via ecolabel.be.

EU Ecolabel: wat het label vraagt

Laatste update: 15/08/2026

Het EU Ecolabel is het officiële milieukeurmerk van de Europese Unie — het bloemetje dat je ook op schoonmaakmiddelen, papier en textiel ziet staan. Voor toeristische logies liggen de criteria vast in Besluit (EU) 2017/175. Dat besluit is de bron van alles wat de module je vraagt.

De structuur

De verplichte criteria gaan over de basis: een milieubeleid met doelstellingen, verbruiksmonitoring, onderhoud, energiezuinige verlichting, waterefficiënte toiletten, afvalscheiding, gastinformatie. De optionele criteria zijn waar je je onderscheidt: hernieuwbare energie, warmteterugwinning, regenwater, ecolabels op je aankopen, lokale voeding, biodiversiteit.

Wat het label niet dekt

EU Ecolabel is een milieukeurmerk. De sociale criteria zijn beperkt en breiden pas uit; over cultureel erfgoed staat er niets. Vind je dat laatste belangrijk, dan is Green Key breder — zie de keuzehulp.

Wat het kost

Voor een micro-onderneming is de aanvraag ongeveer 350 euro eenmalig, zonder jaarlijkse bijdrage. Voor een KMO loopt dat op naar ongeveer 600 euro eenmalig plus ongeveer 600 euro per jaar. De bedragen komen uit de EU-tarieftabel van februari 2026, exclusief btw en zonder subsidies.

Het proces

1. Voorbereiden — dossier en bewijs samenstellen. Dat is wat deze module doet.
2. Registreren en indienen — bij de bevoegde instantie registreren en de aanvraag met aanvraagkost indienen.
3. Beoordeling en bezoek ter plaatse — de instantie beoordeelt het dossier, met een controle bij jou.
4. Toekenning — bij goedkeuring mag je het logo voeren.
5. Opvolging — periodieke controle, met mogelijk inspectie- of jaarkosten.

In België is de bevoegde instantie de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, via ecolabel.be.

Waarom een bezoek ter plaatse er hoort

Het is de stap die het label geloofwaardig maakt. Een dossier kan kloppen op papier terwijl de praktijk anders is. Dat is ook de reden waarom deze module nooit “voldaan” claimt en waarom ze je laat antwoorden met nee: een dossier dat mooier is dan je logies, valt bij dat bezoek door de mand en kost je tijd en geld.