Laatste update: 15/08/2026
Een verklaring zonder bewijs komt je door geen enkele audit. Bij een groot deel van de 142 verklaringen wil de instantie een document zien: een attest, een contract, een factuur, een beleidstekst of een foto. De module houdt bij welk document waarvoor dient.
Bewijs koppelen
Bij elke verklaring staat een paperclip met het aantal gekoppelde documenten. Die opent een paneel met drie mogelijkheden: een bestaand document uit je logies kiezen, een link registreren, of een bestand uploaden. Loskoppelen doe je met het kruisje; het document zelf blijft dan bestaan.
Eén document kan aan meerdere verklaringen hangen. Je onderhoudscontract dient vaak voor drie of vier criteria, en je hoeft het dus maar één keer op te laden.
Een bewijs koppelen zet de verklaring niet automatisch op in orde. Dat blijft jouw antwoord. Omgekeerd toont de module bij een afgewerkte verklaring met documentplicht een zachte chip bewijs nog aan te leveren zolang er niets hangt.
Wat de module met je documenten doet
Elk document dat je oplaadt wordt gelezen en krijgt een korte samenvatting: wat voor document het is, van wanneer het dateert, en wat er per thema in staat. Die samenvatting voedt ook je duurzaamheidsrapport.
Daarnaast krijgt het document tags uit een vaste lijst — factuur, contract, attest, beleid, logboek, website. Die tags bepalen tegen welke criteria we het document afzetten. Kloppen de tags niet, dan pas je ze aan; de analyse loopt dan opnieuw met de juiste focus.
AI-suggesties bevestigen
Vindt de analyse iets, dan staat bij de verklaring: mogelijk bewijs in je documenten, met de naam van het document, een zekerheidspercentage en het letterlijke fragment uit de tekst waarop het gebaseerd is. Dat fragment wordt door de server gecontroleerd: staat het niet echt in het document, dan verdwijnt de suggestie. Zo voorkomen we dat de AI iets verzint dat er goed uitziet.
Je bevestigt met Bevestig als bewijs, of je wijst af met Niet dit bewijs. Alleen een bevestigde suggestie wordt echt bewijs. Bevestigen en afwijzen worden gelogd, zodat de suggesties beter kunnen worden.
Scans
Een gescande PDF bevat geen tekst, alleen beeld. Zulke documenten laten we automatisch uitlezen tot dertig pagina’s. Dat is niet gratis, in geld noch in energie, dus grotere scans start je zelf. Na het uitlezen loopt de gewone analyse eroverheen.
Geldigheid en versies
Bij een document kan je een geldig tot-datum zetten. Voor een EPC vullen we dat zelf voor op tien jaar. Vervangt een nieuwer document een oud, gebruik dan de knop nieuwe versie: de koppelingen naar de criteria blijven staan en de oude versie blijft in de historiek. Verwijder je een document dat criteria staaft, dan waarschuwt de module welke dat zijn.
